Davčno potrjevanje računov: pogoste napake in kako se jim izogniti

12. 08. 2025 ob 06:37

Davčno potrjevanje računov zahteva natančnost. Preverite, kje podjetja najpogosteje delajo napake.

Davčno potrjevanje računov je obveznost za vse zavezance, ki poslujejo z gotovino ali karticami. Prek povezave z informacijskim sistemom FURS se vsak račun potrdi v realnem času, kar omogoča učinkovit nadzor nad gotovinskim poslovanjem. Čeprav gre za rutinsko nalogo, v praksi pogosto prihaja do napak, ki lahko povzročijo globe, neveljavne račune ali izgubo zaupanja strank. Najpogostejše napake pri davčnem potrjevanju 1. Napačne tehnične nastavitve Do napak pogosto pride zaradi nepravilne konfiguracije programske opreme, kot so napačno nameščeni certifikati, prekinjena povezava s FURS-om ali manjkajoča QR-koda na računu. Če povezava z davčno blagajno ni ustrezno vzpostavljena, se računi ne potrjujejo ali se potrjujejo z zamudo. 2. Težave z zaporednimi številkami Napačno številčenje računov lahko povzroči prekinjeno sledljivost. Vzrok za to je pogosto slabo pripravljen interni akt ali neustrezno beleženje številk v primeru več poslovnih prostorov. Zlasti pri spremembi naprave ali programske opreme se dogaja, da številčenje začne znova, brez pravilnega prehoda. 3. Zamude pri potrjevanju Računi morajo biti potrjeni najkasneje v 48 urah po izdaji. Če pride do prekinitve povezave z internetom ali FURS-om, se lahko potrjevanje zavleče. V praksi se pogosto zgodi, da podjetja ne opazijo opozoril v programski opremi in računi ostanejo nepotrjeni. 4. Napačni podatki o poslovnem prostoru ali napravi V sistemu FURS morajo biti pravilno vpisani podatki o vsakem poslovnem prostoru in vsaki napravi. Težave se pojavijo, kadar podjetje zamenja lokacijo ali blagajno in sprememb ne prijavi pravočasno. 5. Nepravilna uporaba vezane knjige računov Podjetja, ki ne uporabljajo davčne blagajne, morajo poročati prek vezane knjige. Pogosta napaka je pošiljanje podatkov izven roka ali z nepopolnimi informacijami. To še posebej velja za sezonska podjetja in manjše obrtnike, kjer je ročno beleženje pogosto nepravilno. Kako se izogniti najpogostejšim težavam Za zmanjšanje tveganj je ključna preventiva. Podjetja bi morala poskrbeti, da so vse nastavitve programske opreme pravilne, da imajo interni akt posodobljen, in da redno preverjajo komunikacijo z FURS. Kadar pride do spremembe lokacije ali opreme, je nujno ažurno sporočanje novih podatkov. Pri uporabi vezane knjige pa je pomembno dosledno spremljanje rokov in pravil FURS. Redna notranja kontrola ter tehnična usposobljenost zaposlenih bistveno zmanjšujeta možnost napak. Podjetje mora poskrbeti tudi za ustrezno arhiviranje računov in varnostno kopiranje podatkov. Ključni koraki za preverjanje skladnosti ●     Preverjanje delovanja povezave z informacijskim sistemom FURS ●     Redna posodobitev certifikatov in programske opreme ●     Preverjanje zaporedja številk in QR-kod na računih ●     Pregled pravilnosti vnosa podatkov o poslovnih prostorih ●     Kontrola poročanja iz vezane knjige Zaključek Napake pri davčnem potrjevanju računov so največkrat posledica tehničnih pomanjkljivosti, slabe interne organizacije ali nezadostnega poznavanja zakonskih določil. Podjetja, ki pravočasno identificirajo kritične točke v procesu, se lahko večini težav izognejo. Zanesljiva davčna blagajna in učinkovit program za izdajanje računov lahko podjetjem olajšata zakonsko skladno poslovanje. Podjetjem, ki iščejo prilagodljive rešitve za davčno potrjevanje, je na voljo več možnosti, med njimi tudi Shopsyjev program za izdajanje računov, ki podpira davčno potrjevanje računov  in je prilagojen slovenskim predpisom. Ključne besede: Davčno potrjevanje računov